Política de Tratamiento de Datos Personales

El INSTITUTO COLOMBIANO DE INVESTIGACION FORENSE AUTOMOTRIZ S.A.S, en adelante ICIFA, es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecte y trate en desarrollo de sus actividades.

Domicilio

Bogotá D. C., Colombia

Dirección

Calle 94 # 72A-95

Teléfono

+57 322 875 0194

Sitio web

www.icifa.com.co

Correo de protección de datos

privacidad@icifa.com.co

Área responsable

Dirección Administrativa

Representante Legal

FABIAN RICARDO DIAZ ARIZA

Cargo

Representante Legal

La política establece las reglas para el tratamiento de datos personales efectuado por ICIFA y aplica a clientes, potenciales clientes, solicitantes, proveedores, contratistas, usuarios de plataformas, representantes de organizaciones, terceros vinculados con casos y demás titulares cuyos datos sean tratados legítimamente por ICIFA.

Su finalidad es garantizar el ejercicio de los derechos de conocer, actualizar, rectificar, solicitar información sobre el uso, revocar autorizaciones y solicitar supresión cuando legalmente proceda.

ICIFA aplicará los principios de:

• Legalidad.
• Finalidad.
• Libertad.
• Veracidad o calidad.
• Transparencia.
• Acceso y circulación restringida.
• Seguridad.
• Confidencialidad.

ICIFA podrá realizar tratamientos manuales y automatizados. Según la finalidad aplicable, podrán incluir:

• Recolección, recepción, registro y organización.
• Almacenamiento, consulta, análisis y utilización.
• Actualización, transmisión y circulación restringida.
• Archivo, corrección, supresión y eliminación segura.
• Anonimización cuando corresponda.

Las decisiones técnicas periciales no se toman automáticamente. La revisión, valoración y decisión técnica profesional continúan siendo humanas.

ICIFA podrá tratar, según corresponda:

• Nombres, apellidos y datos de contacto.
• Documento de identificación cuando sea necesario.
• Empresa o entidad relacionada.
• Información contractual y comercial.
• Ciudad y dirección cuando corresponda.
• Datos de vehículos: placa, VIN o chasis, marca, línea, modelo, año y características técnicas.
• Fotografías y videos.
• Documentos e informes técnicos.
• Información sobre daños, reparaciones, accidentes, siniestros, investigaciones de fraude, incendios, avalúos, auditorías, peritaciones e identificación vehicular.
• Documentación administrativa, contractual, judicial o aseguradora aportada legítimamente al caso.
• Información contable, tributaria y de facturación.
• Registros técnicos asociados al uso de sitios, portales o plataformas cuando entren en operación.

ICIFA aplicará el principio de necesidad y recolectará únicamente información pertinente para la finalidad correspondiente.

ICIFA podrá tratar los datos personales para:

• Atender consultas y gestionar comunicaciones.
• Analizar pre-solicitudes y definir el alcance inicial de los servicios.
• Elaborar propuestas y cotizaciones.
• Gestionar relaciones con clientes.
• Ejecutar servicios técnicos contratados.
• Crear y gestionar casos y expedientes una vez aceptados.
• Realizar investigaciones y análisis técnicos.
• Elaborar informes y conceptos.
• Administrar fotografías, videos, documentos y evidencias.
• Mantener trazabilidad de actuaciones y comunicaciones.
• Realizar facturación, cartera y gestión administrativa.
• Prevenir fraude, abuso y accesos no autorizados.
• Cumplir obligaciones legales, judiciales y contractuales.
• Atender los derechos de los titulares.
• Gestionar proveedores y contratistas.
• Enviar comunicaciones comerciales únicamente cuando exista autorización independiente y voluntaria para marketing.

Salvo excepción legal, ICIFA obtendrá autorización previa, expresa e informada. Esta podrá obtenerse mediante mecanismos físicos, electrónicos o digitales que permitan conservar prueba.

Cuando se obtenga mediante formulario web, la evidencia identificará como mínimo:

• La autorización aceptada.
• La versión de la política aplicable.
• La fecha y hora de recepción.
• El formulario u origen.
• La identificación disponible del titular, como el correo suministrado.

Las comunicaciones comerciales estarán sujetas a una autorización separada, facultativa y revocable. No aceptar marketing no impedirá realizar una consulta, enviar una pre-solicitud ni contratar un servicio.

Los formularios web no premarcarán esta autorización. El titular podrá revocarla escribiendo a privacidad@icifa.com.co.

ICIFA no solicita de manera ordinaria datos sensibles a través de formularios públicos. Sin embargo, debido a la naturaleza de algunos expedientes, puede recibirlos eventualmente dentro de documentación, fotografías o información legítimamente relacionada con un caso.

Cuando corresponda, ICIFA aplicará las reglas especiales legales e informará que el suministro de datos sensibles es facultativo, salvo obligación legal aplicable.

Los servicios comerciales de ICIFA no están dirigidos directamente a menores. Podrán existir datos de menores únicamente de forma eventual dentro de expedientes, accidentes, documentos u otras actuaciones legítimamente relacionadas con el servicio.

En esos casos se aplicará protección reforzada, el interés superior del menor y los requisitos legales correspondientes.

Los titulares podrán:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización.
• Conocer el uso dado a sus datos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar la supresión cuando proceda.
• Revocar la autorización cuando legalmente sea posible.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite correspondiente ante ICIFA.

La Dirección Administrativa es el área responsable de atender las solicitudes de los titulares.

Correo

privacidad@icifa.com.co

Dirección

Calle 94 # 72A-95, Bogotá D. C., Colombia

Teléfono

+57 322 875 0194

Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.

Si no es posible responder dentro de ese término, ICIFA informará la causa y la nueva fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

El reclamo deberá identificar al titular, describir los hechos que dan lugar a la solicitud, indicar los datos de contacto y acompañar los documentos que se quieran hacer valer.

Si está incompleto, ICIFA solicitará su subsanación conforme a los términos previstos por la normativa aplicable. Si no se subsana dentro del término legal, se entenderá desistido.

El plazo máximo para atender un reclamo será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción completa. Si no es posible responder dentro de ese término, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

El titular podrá solicitar la revocación de la autorización y la supresión de sus datos cuando legalmente proceda.

La eliminación no procederá cuando exista una obligación legal, contractual, judicial, contable, tributaria o probatoria de conservación.

Las consultas y pre-solicitudes que no se conviertan en un servicio o caso se conservarán durante un máximo de doce (12) meses, salvo que exista una obligación o justificación legítima superior.

La información de casos aceptados, expedientes, contratos, informes, facturación e investigaciones se conservará durante el tiempo necesario para la finalidad y los términos legales, contractuales, tributarios, contables, judiciales o probatorios aplicables.

Los mensajes gestionados mediante Microsoft 365 se someten a estas mismas finalidades y políticas de conservación.

ICIFA aplicará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o divulgación.

El acceso estará limitado de acuerdo con la necesidad funcional. Las personas que intervengan en el tratamiento mantendrán el deber de confidencialidad incluso después de terminar la relación correspondiente.

Ningún sistema permite prometer seguridad absoluta; por ello, las medidas serán evaluadas y actualizadas de acuerdo con los riesgos y la evolución tecnológica.

ICIFA podrá utilizar proveedores para hosting, correo, almacenamiento, infraestructura, comunicaciones, seguridad y otros servicios tecnológicos necesarios.

Actualmente utiliza Hostinger para infraestructura web y Microsoft 365, Exchange Online y Microsoft Graph para correo y comunicaciones.

Podrán incorporarse otros proveedores cuando sea necesario, siempre que se respeten las finalidades, las medidas de seguridad y las obligaciones legales aplicables.

Existe transmisión cuando un encargado trata datos por cuenta de ICIFA. Existe transferencia cuando los datos se entregan a otro responsable del tratamiento.

Podrán existir operaciones nacionales o internacionales cuando sean necesarias para la prestación tecnológica o del servicio, cumpliendo las condiciones legales, contractuales y de seguridad aplicables.

ICIFA podrá recibir información de clientes, aseguradoras, abogados, autoridades, talleres, empresas, proveedores y otros terceros vinculados a un caso.

Quien suministre información de terceros deberá contar con legitimación cuando corresponda y limitarla a lo necesario para la finalidad aplicable.

ICIFA podrá modificar esta política por cambios legales, tecnológicos, operativos o institucionales. Los cambios sustanciales se informarán oportunamente cuando la normativa lo requiera.

Cada versión de la política tendrá un número y una fecha de entrada en vigencia.

Versión

1.0

Fecha de entrada en vigencia

24 de septiembre de 2026

Las bases de datos y los tratamientos permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para las finalidades autorizadas y las obligaciones aplicables.